Actualmente se está hablando mucho de empresas que se están cambiando a la nube. ¿Pero qué es la nube exactamente y por qué es una decisión inteligente para los despachos de abogados?
¿Qué es la nube?
La nube permite almacenar y acceder a información en una red de servidores alojados en Internet en lugar de en un servidor físico local (que puede ser tanto un ordenador como un servidor en el sentido estricto de la palabra). Aunque no te des cuenta, probablemente ya estés usando la nube. Muchas plataformas populares como Google Drive, Office 365, Apple iCloud y Dropbox se basan en la nube y no requieren que trabajes con el disco duro de un ordenador para acceder y administrar archivos.
Los abogados ya utilizan regularmente sus dispositivos móviles para tareas relacionadas con el trabajo fuera del despacho (es decir, en las salas de audiencias, aeropuertos, hoteles, en tránsito…). Sin duda, la nube ha desempeñado un papel importante en esta evolución, ya que ha hecho posible que los abogados tengan acceso a información importante sin importar dónde se encuentren.
Servidores internos frente a la nube
Los servidores internos (ordenadores o servidores en el sentido estricto de la palabra) y la nube comparten la capacidad de almacenar y dar acceso a los datos pero difieren en su enfoque.
En cuanto a los servidores internos, debemos tener en cuenta sus numerosos inconvenientes:
- Consideraciones de espacio y personal: Los servidores internos y las copias de seguridad requieren espacio físico en la oficina, lo que puede crear desorden en tu despacho de abogados. Encontrar la mejor ubicación para almacenar el servidor puede ser un desafío, ya que tendrás que encontrar un espacio en la oficina que esté limpio, ventilado y seguro. Además deberás contratar a una persona de IT o un equipo de soporte para mantener constantemente el servidor y resolver los problemas cuando surjan.
- Coste alto: La instalación continua y las actualizaciones del hardware pueden ocasionar grandes costes. Las tarifas de licencia para el software son una compra adicional a tener en cuenta.
- Poco escalable: Un servidor interno puede ser una opción para una pequeña empresa, pero siempre se debe pensar en el potencial de crecimiento. Cuando tu equipo crezca, también lo hará tu hardware. Una empresa más grande (y un servidor más grande) significa más instalaciones y actualizaciones que configurar.
- Riesgo potencial de los datos: En casos de desastres, como una inundación, los servidores internos son susceptibles de sufrir daños y pueden provocar la pérdida de datos. Las copias de seguridad físicas que se han almacenado también pueden ser destruidas o robadas. En caso de un fallo de hardware, tu despacho puede estar fuera de servicio por un período prolongado de tiempo hasta que su equipo de IT pueda resolver el problema.
No se puede negar que el cambio a la nube va en aumento. Y esto es porque son muchas las ventajas de la nube:
- Accesibilidad: No importa dónde te encuentres tu o un miembro de tu equipo, podéis acceder a los archivos importantes desde cualquier ubicación en cualquier momento. Ya sea desde un ordenador, tablet o teléfono móvil; toda la información que se almacena en la nube está a vuestro alcance en cualquier momento. Con aplicaciones basadas en la nube, los miembros de tu despacho pueden colaborar fácilmente aunque no estén en el despacho. Los documentos, comentarios, notas, tareas y otras comunicaciones se registran y actualizan inmediatamente en la nube para que siempre podáis trabajar de forma conjunta el documento en tiempo real. ¡Algo que no se puede hacer con un servidor interno!
- No se necesita espacio de oficina: Tu despacho no tendrá que dejar espacio para un servidor físico, archivos en papel o copias de seguridad.
- Rentable: No es necesario comprar servidores, copias de seguridad ni instalaciones. El almacenamiento ilimitado de datos en la nube ahorrará dinero a tu despacho. La nube es una plataforma de «pago por uso», por lo que tu despacho puede elegir pagar mensualmente o anualmente. Y sea cual sea el plan que elijas estarás seguro de que recibes la última y mejor versión. Además la nube hace que sea más fácil escalar en la contratación de más empleados, hacia arriba o hacia abajo.
- Seguridad y recuperación de datos: En caso de un accidente o desastre, la nube no se va a dañar, a diferencia de los archivos físicos que se almacenan en un servidor interno y pueden provocar la pérdida de datos. No tendrás que preocuparte por los virus que provienen de la descarga de un nuevo software en tu servidor. La nube está formada por muchos servidores locales, de modo que si uno se cae, los otros servidores de conexión mantendrán el alojamiento para una fácil recuperación. Esto te dará tranquilidad al saber que toda su información se almacena de forma segura. También puedes configurar copias de seguridad y análisis diarios automáticos para detectar posibles vulnerabilidades que pueden solucionarse previa notificación.
Es fácil entender por qué los despachos de abogados se están cambiando a la nube ¿Será tu despacho el próximo?