La nómina del socio-administrador, ¿gasto deducible?

¿Es la nómina del socio-administrador un gasto deducible?, ¿los vehículos de empresa son gastos deducibles?, ¿qué es y en qué consiste la teoría del vínculos? La abogada experta en Derecho financiero y tributario Consuelo Sevillano Sebastiá, resuelve todas las incógnitas respecto de esta temática.

¿Es gasto deducible la nómina del socio-administrador?

Nuestro tejido empresarial está compuesto principalmente de pequeñas empresas, muchas de ellas sociedades limitadas familiares que representan más del 50% del PIB, y en las que el titular de la actividad, además de trabajar en la propia empresa, también es el socio y el administrador.

En los últimos años, la AEAT ha centrado gran parte de sus esfuerzos en revisar los “sueldos” que perciben los socios-trabajadores-administradores y si son susceptibles de ser considerado como gasto deducible en la sociedad.

¿Qué ocurre con los sueldos no deducibles?

Levantando una gran cantidad de liquidaciones al considerar que dicho importe no podía deducirse en el Impuesto sobre Sociedades de la empresa, cuyo importe se sitúa en el 25% de la retribución, más intereses y sanción. 

Por ejemplo, una retribución mensual de 1.000€ que fuera considerada no deducible:

  • En el Impuesto sobre Sociedades conllevaría una liquidación por 3.000€ por año, más intereses más sanción, que podría llegar a 1.500€, un total de 4.500€ al año.
  • En la renta del socio dicha retribución en el mejor de los casos podría calificarse como dividendo, en ese caso, la situación se agrava pasando a tributar en renta hasta a un 21%, pero en el peor de los casos podría ser considerada como liberalidad.

Si el uso del vehículo de la empresa se cede al socio para su uso particular, este uso se debe imputar económicamente en la nómina, considerando como retribución anual en especie el equivalente al 20% del valor del vehículo.

Consuelo Sevillano Sebastiá, experta en Derecho financiero y tributario.

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¿Qué criterios hay que tener en cuenta para que la retribución sea considerada gasto deducible?

Se han dictado diferentes resoluciones administrativas y judiciales que establecen los criterios para que la retribución sea considerada como gasto deducible, -algunas contradictorias entre sí-, siendo actualmente los criterios aplicables los que resumimos a continuación.

  • Que la empresa desarrolle una actividad real con medios materiales y humanos propios. Esto se traduce en que la empresa disponga de local, de maquinaria, de mesas, sillas, … y de personal distinto al propio socio.
  • Que el socio trabajador realmente trabaje y/o ejerza laborales propias del órgano de administración, como son por ejemplo, convocar junta de socios.
  • Que la valoración de su retribución sea acorde al valor de mercado. Y ¿qué es el valor de mercado?, el valor que hubieran acordado dos partes independientes para retribuir el mismo servicio.
  • Respecto a la retribución como administrador, se exige que dicha retribución esté determinada en los estatutos de la sociedad y venga aprobada por la Junta de forma anual.
  • El gasto se debe contabilizar correctamente.
  • Hay que pagar la nómina.

¿Quién tiene que declarar la retribución?

La carga de la prueba para considerar un gasto deducible es del contribuyente, es decir, la sociedad que paga la retribución es quien tiene que acreditar y justificar delante de la AEAT que se cumplen los requisitos para considerar un gasto como gasto deducible.

A todo lo anterior, habría que añadir otro tipo de ventajas que normalmente son percibidas por el socio-administrador como son:

  • Vehículos de la sociedad usados por el socio.
  • Gastos de manutención (comidas en restaurantes).

¿Debemos considerar algún otro criterio?

Estos conceptos, también son caballo de batalla en las inspecciones tributarias, al ser consideradas retribuciones indirectas.

Siendo determinante para su calificación como gasto deducible, además de reunir los requisitos anteriores, que se acredite la afección a la actividad, la necesidad para obtener ingresos y la correlación con los mismos.

¿Qué pasa si no se pueden acreditar la afección a la actividad, la necesidad para obtener ingresos y la correlación de éstos?

Caso que no se pueda acreditar, la inspección tributaria calificará dichos gastos como no deducibles en la sociedad y como dividendo encubierto o utilidad por la condición de socio en la renta del socio.

¿Qué debemos tener en cuenta al considerar un vehículo como gasto deducible?

En el caso de los vehículos, para que sean considerados gasto deducible en la sociedad se requiere afectación en exclusiva, siendo tradicional que los inspectores admitan que se acredita dicha circunstancia si:

  • El vehículo es industrial.
  • Va rotulado con la imagen o logo de la empresa.
  • El socio dispone otro vehículo con carácter privado.

También es generalizado que los inspectores presuman que un vehículo de alta gama no está afecto a la actividad de la empresa, y en consecuencia, con independencia de la carga probatoria que despliegue en el contribuyente, se regularice como gasto no deducible.

¿Cuándo se puede considerar un vehículo como gasto deducible?

Si el uso del vehículo de la empresa se cede al socio para su uso particular, este uso se debe imputar económicamente en la nómina.

De este modo se considerará como retribución anual en especie el equivalente al 20% del valor del vehículo.

Y en este caso, siempre que se cumplan los requisitos de la retribución como administrador, debería ser considerado como gasto deducible.

¿Cómo se considera el gasto en caso de renting?

El gasto deducible en la empresa viene constituido en caso de compra por la amortización y los intereses pagados, y en caso de renting por las cuotas pagadas.

Y el mismo criterio se aplicará a todos los gastos relacionados con el vehículo:

  • Impuesto de circulación
  • Seguro
  • Gasolina
  • Reparaciones y mantenimiento
  • Aparcamiento…

¿Son las dietas un gasto deducible?

En cuanto a los gastos en restaurantes, con carácter general la inspección tributaria considera que son gastos deducibles cuando las comidas:

  • Se producen en días hábiles.
  • En un municipio distinto al de la actividad y al del socio.
  • Cuando se puede acreditar qué finalidad (reunión con cliente, reunión con proveedor,…) tenía la comida de trabajo, por ejemplo indicando los asistentes, relacionándolo con una venta o con una compra, etc.

¿Quién tiene que revisar que los gastos declarados son deducibles?

La carga de la prueba es de la sociedad, por lo que es recomendable no descuidar detalles en el día a día, y revisar al menos trimestralmente que todos los gastos deducidos son deducibles.

Para ello, es importante contabilizar correctamente los gastos y anotar, aunque sea de forma manual los datos que puedan ayudar a identificar su correlación y necesidad con los ingresos.

¿En qué consiste la teoría del vínculo?

El máximo órgano administrativo de revisión tributaria, el TEAC en una reciente resolución (Num. 0/03156/2019 de 17/07/2020) mantiene la denominada teoría del vínculo.

Esta teoría considera que cualquier remuneración que perciba un administrador de una sociedad deriva del vínculo mercantil -esto es como administrador ni como trabajador-, por lo que ha de constar expresamente determinada en los estatutos de la sociedad. 

¿Qué ocurre si no se contempla la retribución en los estatutos?

Si dicha retribución no se encuentra prevista específicamente en los estatutos, se considera ilícita, y, en consecuencia, gasto no deducible para la sociedad.

¿Y si tiene lugar una inspección tributaria?

El supuesto de hecho más común en caso de inspección tributaria se centra en pequeñas sociedades que establecen en sus estatutos que el cargo de administrador es gratuito, pero que retribuyen al administrador a través de un contrato de trabajo, con una nómina, y además usa el vehículo de la empresa, pasa los tickets de comida a cargo de la empresa,..

Por mucho que haya sido y es objeto de crítica esta interpretación, las pequeñas sociedades tienen que lidiar con esta situación, y ser conscientes que en caso de inspección tributaria, si no se cumplen los requisitos comentados, con una probabilidad rayana a la certeza la retribución percibida por el administrador será cuestionada, y calificada como gasto no deducible, con la consecuente liquidación tributaria y sanción.

Entonces, ¿tengo que incluir la retribución en los estatutos?

En el panorama actual, es recomendable que todas las sociedades revisen la redacción de sus estatutos, de manera que se aseguren que se adapta a las exigencias de la Ley de Sociedades de Capital, en cuanto al establecimiento de la retribución del administrador.

Es fundamental que en caso de dudas, se acuda previamente a consultar con un profesional, pues los importes resultantes de las posibles inspecciones pueden ser bastante elevados.

¿Quieres contactar con la experta en Derecho financiero y tributario Consuelo Sevillano Sebastiá? Solicitar llamada.

Descubre más acerca de Derecho financiero y tributario en nuestro Blog.

Más información sobre cómo deducir la nómina del socio administrador aquí.

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